Zugangseröffnung für elektronische Kommunikation

1. Allgemeine Grundsätze der elektronischen Kommunikation

Die Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation. Wir weisen darauf hin, dass beim Versand einer E-Mail an die Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen eine unbefugte Kenntnisnahme oder Verfälschung auf dem Übertragungsweg nicht ausgeschlossen werden kann. Wir bitten Sie deshalb, in den Fällen, in denen sensible Daten übertragen werden sollen, auf die papiergebundene Kommunikation oder De-Mail auszuweichen. Wird von Ihnen der Kommunikationsaustausch per E-Mail oder De-Mail begonnen, geht die Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen. Voraussetzung für eine weitere Bearbeitung ist, dass die zugesandten elektronischen Dokumente eine vollständige Absenderadresse enthalten und der Spezifikation RFC 2821 entsprechen. Folgende Konventionen werden hierin unter anderem festgelegt:

• die maximale Länge des lokalen Teils einer Mailadresse beträgt 64 Zeichen,
• die maximale Länge einer Domain beträgt 255 Zeichen,
• die maximale Länge einer Textzeile in einer Mail beträgt 998 Zeichen,
• die maximale Anzahl von Empfängern einer Mail sollte 100 nicht übersteigen.

Möchten Sie Dateien an die Verwaltung übertragen oder senden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden. Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:

• Portable Document Format ab Version 3.0 (.pdf)
• Rich Text Format (.rtf)
• Microsoft Word 97-2003 (.doc)
• Microsoft Word 2007 – 2016 (.docx)
• Microsoft Excel 97-2003 (.xls)
• Microsoft Excel 2007 – 2016 (.xlsx)
• Tagged Image Format (.tif)
• Joint Photographic Experts Group (.jpeg, .jpg)
• Textdateien (.txt)
• Komprimierungsformate mit der Endung .zip (sofern nur oben genannte Dateien enthalten sind)

E-Mails, die andere als die oben aufgeführten Dateitypen enthalten, können nur bearbeitet werden, wenn Sie sich dies vorab ausdrücklich vom Empfänger bestätigen lassen. Dateianhänge, die Makros, sonstige ausführbare Dateien oder Viren enthalten, werden vom System automatisch aus der Mail entfernt. Diese E-Mails können grundsätzlich nicht bearbeitet werden. Es werden keine Nichtzustellbarkeitsmitteilungen versendet. Bitte beachten Sie auch, dass E-Mails inklusive Anhänge (Attachments) nur bis zu einer maximalen Größe von 10 MB empfangen werden.

2. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für Baden-Württemberg (LVwVfG - BW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Die Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Bedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung und nicht für Dritte wie zum Beispiel verlinkte Einrichtungen oder andere Behörden gelten.

a. Formfreie Kommunikation
Für eine formfreie Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift, also die Schriftform, nicht zwingend vorgeschrieben) wurde folgende E-Mail- beziehungsweise De-Mail-Adresse eingerichtet: Poststelle Stadtverwaltung Villingen-Schwenningens: stadt@~@villingen-schwenningen.de und stadt@~@villingen-schwenningen.de-mail.de.
Formfreie E-Mails können zudem auch an alle auf www.villingen-schwenningen.de angebotenen oder auf Briefköpfen der Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen ausgewiesenen E-Mail- beziehungsweise De-Mail-Adressen gesendet werden.

b. Formgebundene Kommunikation mittels De-Mail
Bei der formgebunden Kommunikation ist grundsätzlich Ihre eigenhändige Unterschrift, also die Schriftform, vorgeschrieben. Allerdings ersetzt eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail Gesetzes gemäß § 3 a des LVwVfG BW, nach § 36 a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87 a der Abgabenordnung die Schriftform. Sie können unter diesen Voraussetzungen daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung schiftformwahrend mit der Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen elektronisch kommunizieren. Wenn Sie der Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen eine De-Mail senden möchten, benötigen Sie eine eigene De-Mail-Adresse, die Sie bei den staatlich zugelassenen Anbietern erhalten. Die zentrale De-Mail-Adresse unserer „virtuellen“ Poststelle lautet: stadt@~@villingen-schwenningen.de-mail.de. Sollten Sie Ihr De-Mail-Postfach wieder schließen, bitten wir um eine entsprechende Mitteilung, damit wir nicht weiter mit Ihnen per De-Mail kommunizieren.

3. Ansprechpartner für die elektronische Kommunikation
Sollten Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen haben, wenden Sie sich an: edv@~@villingen-schwenningen.de