Villingen-Schwenningen

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Infos für Veranstalter

Sie möchten als Veranstalter beim Ferienprogramm 'Endlich Ferien!' mitmachen?
Meldebogen zum Download

Das Ferienprogramm richtet sich vor allem an die Kinder- und Jugendlichen aus Villingen-Schwenningen. Auch Kinder die nicht in Villingen-Schwenningen wohnen, können am Ferienprogramm teilnehmen, wenn sie eine Schule in Villingen-Schwenningen besuchen oder bei noch freien Teilnehmerplätzen.

Angebotszeiten

Während der kompletten Oster-, Pfingst-, Sommer- und Herbstferien werden Stunden-, Tages-, Wochenprogramme oder mehrtägige Veranstaltungen angeboten, die aus den verschiedenen Bereichen wie Betreuung, Ausflüge/Camps, Besichtigungen, Sport, Natur, Kunst/Kultur, Technik und Allerlei kommen.

Häufig gestellte Fragen

Im Folgenden haben wir Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um das Ferienprogramm 'Endlich Ferien!' für Sie zusammengestellt. Gerne können Sie sich aber auch an Gudrun Mauthe vom Amt für Jugend, Bildung, Integration und Sport wenden.

1)    Allgemeines                                

Für welche Altersklasse ist das Ferienprogramm?
Grundsätzlich ist 'Endlich Ferien!' für Kinder und Jugendliche im Alter von drei bis 18 Jahren. Sie können die Altersklasse für Ihr Angebot selbstverständlich individuell festlegen.

Wie viele Kinder können an einer Veranstaltung teilnehmen?
Auch bei der Gruppengröße haben Sie natürlich im Rahmen Ihrer Kapazität freie Entscheidung. Als Entscheidungshilfe können Sie die Größe der Räumlichkeit und die Anzahl der Betreuungspersonen zugrunde legen. Wichtig ist, dass Sie auch eine Mindestteilnehmerzahl festlegen, ab der die Veranstaltung stattfinden kann.

Können sich auch Kinder mit einem Handicap anmelden?
Sie entscheiden selbst, ob Kinder mit einem Handicap teilnehmen können. Die Veranstaltungen werden im Programmheft mit einer 'Sonne' gekennzeichnet. Sie können auch festlegen, ob das Kind nur mit einer eigenen Begleitperson teilnehmen kann.

Wer hat während der Veranstaltung die Aufsichtspflicht?
Grundsätzlich liegt während der Veranstaltung die Aufsichtspflicht bei Ihnen. Sollte dies nicht möglich sein, teilen Sie uns dies bei der Anmeldung mit. Wir können Ihnen je nach unserer personellen Kapazität auch eine Begleitperson stellen. Sollte sich ein Teilnehmer nicht entsprechend Ihren Anweisungen verhalten, sind Sie berechtigt, die Eltern darüber zu informieren, dass das Kind abgeholt werden muss.

2)    Rund um das Angebot

Wer kann was anbieten?
Wir freuen uns über spannende, abwechslungsreiche, lehrreiche, kreative und sportliche Angebote (z. B. Sportaktivitäten, Besichtigungen, Ausflüge, Workshops, Kreativkurse). Die Rückmeldung der Angebote ist bis Ende März möglich.

Wie lange muss das Angebot dauern, und kann ich dieselbe Veranstaltung öfters anbieten?
Die Zeiten bestimmen Sie selbst. Es können Stunden- oder Tagesangebote sein. Es  können auch mehrtägige oder Wochenangebote sein. Selbstverständlich können Sie die Veranstaltung auch mehrfach oder bei einer hohen Nachfrage einen Zusatztermin anbieten. Sie können auch verschiedene Angebote melden.

Wie finde ich passende Räumlichkeiten?
Gerne helfen wir Ihnen bei der Suche nach passenden Räumlichkeiten. Sporthallen können Sie bei uns ohne Entgelt reservieren.

Wie geht es nach der Meldung einer Veranstaltung weiter?
Bei Rückfragen setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung. Ansonsten erhalten Sie von uns vor Druck des Programmheftes einen Korrekturabzug. Anfang Juni senden wir Ihnen das druckfrische Programmheft zu.

Dürfen bei der Veranstaltung Fotos gemacht werden, die in der Presse veröffentlicht werden dürfen?
Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Ferienprogrammes erklären sich mit ihrer Anmeldung damit einverstanden, dass die Bilder veröffentlicht werden dürfen.

Was ist wenn ein Teilnehmer, der auf der Teilnehmerliste steht nicht zur Veranstaltung erscheint?
Die Anmeldung ist grundsätzlich verbindlich. Im Verhinderungsfall kann der Teilnehmer für einen Ersatz sorgen. Ein kostenfreier Rücktritt ist nur mit ärztlicher Bescheinigung möglich.

3)    Anmeldung/Kosten/Bezahlung

Wo und wie melden sich die Kinder an?
Die Anmeldungen können über unsere Onlineanmeldung erfolgen oder direkt über Sie. Anmeldeschluss ist für das Sommerferienprogramm 7 Werktage und beim Herbstferienprogramm zwei Werktage vor Beginn der Veranstaltung. Gerne können Sie auch einen individuellen Anmeldeschluss festlegen, der bei Ihrem Angebot im Programmheft extra ausgewiesen wird.
Bei einer Anmeldung über uns erhalten Sie während der Anmeldephase in gewissen Abständen den Stand der Anmeldungen mitgeteilt. Nach Anmeldeschluss senden wir Ihnen Teilnehmerlisten zu.

Darf ich einen Kostenbeitrag von den Kindern verlangen und wie hoch darf dieser sein?
Es ist uns wichtig, die Veranstaltungen möglichst günstig zu halten, damit auch Kinder und Jugendliche von einkommensschwachen Familien in den Genuss kommen. Damit Sie keine finanziellen Aufwendungen haben, können Sie Materialkosten, Fahrtkosten, Eintrittsgelder usw. über die Teilnehmergebühren abrechnen.
Kommerzielle Veranstalter bitten wir, immer unter den üblichen Preisen zu bleiben, um den Kindern und Jugendlichen ein besonderes Ferienangebot bieten zu können, dass sie außerhalb der Ferien nicht erhalten.

Wo bezahlen die Kinder die Teilnehmergebühren?
Bei einer Anmeldung über unsere Onlineanmeldung stellen wir die Teilnehmergebühren den Eltern in Rechnung und vereinnahmen sie. Diese werden nach Ihrer Veranstaltung zu 100 Prozent unaufgefordert an Sie überwiesen. Daher benötigen wir immer Ihre Kontodaten.

4)    Was ist, wenn…

...die Veranstaltung im Freien stattfindet und es regnet?
Sollte Ihre Veranstaltung nur im Freien stattfinden können und es gibt keine Alternativen bei schlechtem Wetter, teilen Sie uns dies bei der Meldung Ihrer Veranstaltung mit. Wir vermerken dann bei der Ausschreibung, dass das Angebot bei schlechtem Wetter ausfällt. Sie können auch vorsichtshalber einen Ersatztermin melden. Wichtig ist, dass Sie uns nach Möglichkeit am Tag vor Ihrer Veranstaltung, bzw. am Morgen der Veranstaltung mitteilen, ob die Veranstaltung stattfindet. Wir teilen die Absage den Teilnehmern mit.

...die Veranstaltung nicht stattfindet?
Sollten Sie die Veranstaltung nicht durchführen können, bitten wir um umgehende Benachrichtigung. Die Rückerstattung der Teilnehmergebühren erfolgt über uns.

...ein Unfall passiert?
Sie als Veranstalter übernehmen eine Haftung nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Ehrenamtliche Personen, welche im Ferienprogramm mitwirken, genießen den Haftpflichtversicherungsschutz der Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen. Die Kinder und Jugendlichen sind während der Veranstaltungen nicht zusätzlich unfallversichert. Bei Ihnen greift die persönliche Kranken- oder Unfallversicherung.

Kontakt

Amt für Jugend, Bildung, Integration und Sport Abteilung Jugendarbeit, Sport und Integration

Rietstraße 8
78048 Villingen-Schwenningen

Telefon 07721 / 82-2159 Telefax 07721 / 82-1357
E-Mail: jsi@villingen-schwenningen.de

Ansprechpartnerin:
Gudrun Mauthe

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