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Zugangseröffnung für elektronische Kommunikation

1. Allgemeine Grundsätze der elektronischen Kommunikation

Die Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation.

Wird von Ihnen der Kommunikationsaustausch per E-Mail begonnen, geht die Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.

Voraussetzung für eine weitere Bearbeitung ist, dass die zugesandten elektronischen Dokumente eine vollständige Absenderadresse enthalten und der Spezifikation RFC 2821 entsprechen. Folgende Konventionen werden hierin unter anderem festgelegt:

• die maximale Länge des lokalen Teils einer Mailadresse beträgt 64 Zeichen,

• die maximale Länge einer Domain beträgt 255 Zeichen,

• die maximale Länge einer Textzeile in einer Mail beträgt 998 Zeichen,

• die maximale Anzahl von Empfängern einer Mail sollte 100 nicht übersteigen.

Möchten Sie Dateien an die Verwaltung übertragen oder senden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden. Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:

• Portable Document Format ab Version 3.0 (.pdf)

• Rich Text Format (.rtf)

• Microsoft Word (.doc, .docx, ohne aktive Inhalte)

• Microsoft Excel (.xls, .xlsx, ohne aktive Inhalte)

• Tagged Image Format (.tif)

• Joint Photographic Experts Group (.jpeg, .jpg)

• Textdateien (.txt)

E-Mails, die andere als die oben aufgeführten Dateitypen enthalten, können nur bearbeitet werden, wenn Sie sich dies vorab ausdrücklich vom Empfänger bestätigen lassen. Dateianhänge, die Makros, sonstige ausführbare Dateien oder Viren enthalten, werden vom System automatisch aus der Mail entfernt. Diese E-Mails können grundsätzlich nicht bearbeitet werden. Es werden keine Nichtzustellbarkeitsmitteilungen versendet.

Bitte beachten Sie auch, dass E-Mails inkl. Anhänge (Attachments) nur bis zu einer maximalen Größe von 10 MB empfangen werden.

2. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für Baden-Württemberg (LVwVfG - BW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.

Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Die Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Bedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden etc.) gelten.

a. Formfreie Kommunikation

Für eine formfreie Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) wurde folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:

Poststelle Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen: stadt@villingen-schwenningen.de

Formfreie E-Mails können zudem auch an alle auf www.villingen-schwenningen.de angebotenen oder auf Briefköpfen der Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen ausgewiesenen E-Mail-Adressen gesendet werden.

b. Formgebundene Kommunikation

Für eine formgebundene Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) müssen Sie Ihr Dokument mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen.

Für rechtsverbindliche E-Mails steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail Adresse zur Verfügung:

"virtuelle" Poststelle Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen: stadt@villingen-schwenningen.de

Die Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen kann zur Zeit Signaturen folgender von der Bundesnetzagentur akkreditierter Trustcenter auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

• lS-TRUST (Deutscher Sparkassenverlag),

• Bundesnotarkammer,

• DATEV eG,

• Signtrust (Deutsche Post Com),

• D-TRUST (Bundesdruckerei),

• TeleSec (Deutsche Telekom/T-Systems),

• TC TrustCenter

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

c. Verschlüsselte Kommunikation

Zur Sicherung der Vertraulichkeit können Sie in der formfreien oder formgebundenen Kommunikation auch verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgendes Verschlüsselungsverfahren wird von der Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen unterstützt:

• S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "öffentlichen Schlüssel". Dieser steht unter folgenden Links zum Download bereit:

Sollten bei der Entschlüsselung Ihrer Nachrichten Schwierigkeiten auftreten, werden wir uns auf geeignete Weise mit Ihnen in Verbindung setzen.

Öffentlicher Schlüssel

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "öffentlichen Schlüssel". Dieser steht unter folgenden Links zum Download bereit:

Für rechtsverbindliche E-Mails steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail Adresse zur Verfügung:
Poststelle Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen: stadt@villingen-schwenningen.de

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